Erstes Beratungsgespräch

Im ersten Schritt lernen wir einander bei einem persönlichen Treffen kennen. Mir ist es sehr wichtig, von Anfang an einen guten Draht zu euch aufzubauen, da wir über einen langen Zeitraum sehr intensiv zusammen arbeiten. Bei diesem Treffen besprechen wir eure Vorstellungen zu eurer Hochzeit, eure Budgetvorstellung und eure Rahmenbedingungen. 

Ich erzähle euch alles was ihr wissen wollt über meine Arbeit als Weddingplannerin. Wenn ihr das Gefühl habt, dass ich die richtige Weddingplannerin für euch bin, dann bekommt ihr von mir eine Vereinbarung und damit können wir bereits mit der Planung eurer Hochzeit beginnen.

 

Locationauswahl und -buchung

Der erste Schritt der Hochzeitsplanung ist die Auswahl und Fixierung der richtigen Location für euch. Ihr nennt mir eure Basiskriterien (Datum, Ort, Personenanzahl, Budget und Besonderheiten) und ich recherchiere euch daraufhin ​5 passende Hochzeitslocations entsprechend euren Anforderungen. Sofern euch diese Auswahl zusagt, besichtigen wir davon zwei Locations zusammen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sehr sinnvoll ist, dass ich bei diesen Terminen dabei bin, da ich ganz gezielte Fragen stelle, die für unsere Planung in späterer Folge sehr wesentlich sind.  Wenn ihr euch auf eine Location festgelegt habt, folgen Verhandlungen mit den Veranstaltungsorten eurer Wahl, außerdem unterstütze ich euch bei der Vertragsabwicklung und Buchung.​​

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Budgetplanung und -verwaltung

Direkt nachdem ihr mir euer Budget nennt, erstelle ich euch einen groben Budgetplan, sodass ihr die Kosten von Beginn an einschätzen könnt. Im Zuge der weiteren Planung wird der Budgetplan konkretisiert und laufend aktualisiert. Gerne gebe ich euch während der gesamten Hochzeitsplanung ​Empfehlungen für Budgetallokationen und Einsparungsmöglichkeiten. ​

 

Wedding Design

Nachdem die Location und das Budget fixiert sind, entwickle ich für euch ein mehrseitiges Wedding Design Konzept, das eure Vorstellungen widerspiegelt. Dazu gehören: Vorschläge für Farbpaletten, Blumenarrangements, Tischdekoration und weitere Details. Bei diesem Wedding Design Konzept geht es darum, die Hochzeit für euch zu visualisieren. Es folgt eine gemeinsame Evaluierung des Konzeptes, anschließend werden Angebote dazu eingeholt

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Einladungsmanagement

Dieser Punkt folgt direkt nachdem die Location, das Hochzeitsdatum und das Wedding Design Konzept fixiert sind. Ich recherchiere für euch nach der passenden Papeterie, die zum Gesamtkonzept der Hochzeit passt. Das umfasst: Save the Date Karten, Einladungen, Menükarten und Namenskärtchen und Beschilderungen. 

Prozente, die ich von Partnerunternehmen bekomme (z.B. Kartenmacherei), werden von mir immer an das Brautpaar weitergegeben. Sollte es euch nicht möglich sein, die Einladungen zu versenden, übernehme ich diese Aufgabe sehr gerne. Schickt mir dazu die Kontaktdaten über eine Excel Liste und ich beschrifte die Kuverts und versende diese im Anschluss.​

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Dienstleisterauswahl und -management

In weiterer Folge beginne ich mit der Dienstleisterquise. Mir ist dabei sehr wichtig zu erwähnen, dass ich die passenden Professionisten für euch vorselektiere und euch vorlege. Wen ihr tatsächlich engagiert, entscheidet natürlich immer ihr. Meine Aufgabe ist es, euch stundenlange Recherchearbeiten abzunehmen. 

Nachdem ich eure Wünsche und das Budget kenne, aquieriere ich für euch folgende Dienstleister:

• Band und/oder DJ

• Catering

• Floristik & Dekoration

• FotografIn & Videograf & Fotobox

• Konditorin 

• Möbelverleih

• Papeterie

• Styling

• TraurednerIn bzw. Standesamt

• Unterhaltungsprogramm für die Gäste 

​Ich vereinbare für euch Abholtermine für Tortenkostproben, Termine für Probedinner oder sonstige Treffen zwischen euch und den Dienstleistern. Zoom Meetings für Detailgespräche zwischen dem Brautpaar, den DienstleitsterInnen und mir sind jederzeit möglich. Habt ihr euch für passende Dienstleister entschieden, so übernehme ich die Koordination der Dienstleisterverträge und Überwachung der Zahlungen. Als Weddingplannerin stehe ich immer in engen Austausch mit den Dienstleistern, um sicherzustellen, dass alle Details und Anforderungen erfüllt werden.

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Zeitplanung und Ablaufkoordination
Bereits von unserem ersten Termin an, erstellen wir einen groben Zeitplan, den wir bei jedem unsere gemeinsamen Termine und Buchungen von Dienstleistern immer weiter vervollständigen bis er schlussendlich perfekt ausgearbeitet ist. Ziel ist es immer, dass der Plan alle Aktivitäten und Programmpunkte berücksichtigt und diese in einem angenehmen Tempo für euch und eure Gäste vorsieht. Diesen Zeitplan stimme ich mit den Dienstleistern regelmäßig ab um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

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Gästemanagement
Für jede Location erstelle ich einen Raumplan. Daher kann ich euch auch bei der Gästeliste und Sitzordnung unterstützen. Die Gäste bekommen von mir alle wichtigen Informationen im Vorfeld und vor Ort. Z.B. welche Parkmöglichkeiten es gibt und wo die nächsten Nächtigungsmöglichkeiten sind.
 

Hochzeitstag-Betreuung
Am Hochzeitstag selbst bin ich vom frühstmöglichen Moment vor Ort um kümmere mich um die Dekoration und koordiniere die Abläufe bevor die ersten Gäste kommen. Meine Aufgabe ist es die Dienstleister einzuweisen und darauf zu achten, dass alles zur vorgegebenen Zeit passiert, daher wird auch das Eintreffen der Dienstleister genau koordiniert. Ich bin als Zeremonienmeisterin für den gesamten Tag die erste Ansprechpartnerin für eure Dienstleister und Gäste. Außerdem bin ich da, um Lösungen für unvorhergesehene Probleme zu finden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren. Ich begleite euch bis spät in die Nacht. Erst wenn euer letzter Programmpunkt geschafft ist, ist meine Arbeit getan.